我在馬里蘭大學讀 Creative Writing 的時候，學到作者的文字可以表達很多東西，像是 style （寫作風格）或者 writing voice（每位作家獨特的寫作身分，就像每個人有不同的指紋那樣）。這些主題可以探討的太多了，但我覺得跟職場寫作最相關的，應該是 tone。Tone 簡單的說，就是你的文字表達出來的「態度」，有點像是說話時的「語氣」。
職場溝通該用什麼樣的 tone? 這本身就是很難的問題的，更遑論你在知道自己想表現的態度之後，真正表達出來的又是那樣嗎？對方接收到的，是否又跟你預期的一樣，還是會產生「言者無心聽者有意」的問題？在美國矽谷這邊工作，這個問題更加複雜，因為職場上參雜著各國的人；有些人的母語是英文、有些人的母語不是。就算兩個同樣母語為英文的人跟彼此說話，像是英國人跟美國人，他們就不會產生溝通的誤會嗎？當然還是會的，因為每個地區的用字遣詞、習慣都不一樣。那兩個非英文為母語的人用英文溝通，有可能產生的問題就更多了。
很多人覺得要在職場上使用英文，最關鍵的是字彙要夠多、文法正確、發音標準。其實字彙、文法、發音會造成的溝通誤會是相對少的；用非母語在職場上溝通最困難的，是對於 tone 的掌握。
多年前我在台灣跟一位美國的教授吃飯，她誇讚我的美式英語非常標準，幾乎和土生土長的美國人沒有差異。但她提醒我這未必是一件好事。
「別人聽你説的英文，會無形中對你這個人有很多先入為主的想法。例如說，他們可能認定你就是從小到大都生長在美國的 ABC（但其實你不是）。他們把你當成美國人，就會用自己人的語言標準衡量你。對於外國人，他們可能不那麼在意他們表達事情的方法，覺得是文化差異；但如果是自己人，可能就會覺得『這句話她怎麼這樣講？沒禮貌！』之類的」。
因為教授的這番話，我在美國職場上、面試時，都會簡單地說明一下自己的文化背景：我出生波多黎各，但四年級後都住在台灣，碩士才到美國讀。雖然囉嗦了一點，但我想要避免別人因為不理解而亂猜測我的生長背景所造成的溝通誤會。
女性在職場上，尤其是男多女少的工程界，我覺得有一個蠻獨特的溝通困難，也是跟 tone 有關。雖然在美國強調男女平權，但我們每個人多多少少都對於性別有一些刻板印象與內在的期待。男人如果說話大聲一點、兇一點，我們頂多覺得他很強勢，甚至覺得有男子氣概、領導力。但很少有人賞識說話犀利、嚴苛、一針見血的女人。頂多大家學會尊重職場上女性的威嚴，但不管是有意或無意的，很多人還是期待女人說話圓融一點、笑容多一點。像是我以前在特斯拉上班時，身邊都是觀念比較守舊的男人，他們只要看到我臉上沒有掛著笑容就問我為何不多笑一點。但其他的男同事就算終日都板著臉、甚至跟別人起衝突破口大罵，大家都習以為常。身為女性，出於習慣我自己在職場上使用的 tone 還是偏委婉，但我盡可能不卑不亢，友善但不拐彎抹角。
在美國工作，我確實也遇過一些同事無論是寫 email 或群組 chat message，句子都寫得好簡短，簡短到我覺得無禮、不舒服的地步。這時我就要思考這到底是因為他使用第二語言，文字掌握得不好，還是刻意地挑釁呢？2020 年全球 COVID 肆虐，我從三月開始就在家工作。職場上大家都以文字溝通，少掉了能夠直接面對面講話的機會，更是挑戰每個人對於 writing tone 的掌握與解讀能力。
你的文字會透露你的態度；就像說話的時候別人會透過我們的語氣解讀我們說話的原意一樣，我們寫的白紙黑字可能傳達出來的是友善的、冷漠的、卑微的、命令的、幽默的、諷刺的... 在不同的時候，我們希望傳達的態度是不同的。如果對於 writing tone 的掌握程度有疑慮時，就走保守路線，職場上盡量傳達「專業」的態度吧！所謂的專業，就是句子盡量完整（主詞、動詞、受詞不要隨意省略），標點符號正確（不要用太多驚嘆號，那樣讀起來很有壓力），態度不卑不亢（有禮貌但也不用過於婉轉）。別人的 email、訊息盡量每封都回覆，不要已讀不回。職場上 "over-communicate" 我覺得是蠻好的原則。不用怕自己囉嗦，寧可多添幾句話解釋自己為何提出這個疑問、為何想要這麼做、為何不能參與某個會議等等，也不要假設別人能夠理解我們想傳達的態度。
我們能做的也就是盡可能表達清楚、有禮貌。剩下的，就是聽者、讀者那一方如何接收我們的文字了。我覺得人與人之間一個好的相處原則是 assume good intentions（先假設對方沒有惡意，如果感覺不舒服，先假設是誤會），這樣生活起來煩惱也少一點。必要時，跟同事約時間把 zoom 打開，直接視訊溝通吧！光用文字要精準的掌握與解讀 writing tone 非常困難（就算夫妻、父母子女、兄弟姐妹之間都會言者無心聽者有意了，遑論語言、文化、生長背景大相逕庭的同事之間）；直接加上聲調、表情、手勢溝通，大家都會鬆一口氣。
謝謝您的文章, 受用無窮!
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